Zarząd Województwa Mazowieckiego, uchwałą nr 2058/304/17, z 27 grudnia 2017 r., ustalił tryb postępowania przy współorganizacji przez Samorząd Województwa Mazowieckiego przedsięwzięć społeczno-kulturalnych w 2018 r.

Współorganizowane będą zadania z obszaru wspierania rozwoju kultury i dziedzictwa kulturowego realizowane w formie przedsięwzięć społeczno-kulturalnych, w szczególności: koncerty muzyczne, spektakle teatralne, występy kabaretowe, rekonstrukcje historyczne, wieczory poetyckie, obchody rocznic wydarzeń historycznych, patriotycznych, obchody świąt lokalnych i narodowych, pikniki, wydawnictwa, audycje radiowe i telewizyjne, filmy, plenery malarskie, warsztaty artystyczne, gry miejskie.

Współorganizacja obejmuje przedsięwzięcia realizowane przez jednostki samorządu terytorialnego z terenu województwa mazowieckiego, a także przez osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania.

Przewiduje się następujący tryb postępowania:

1.  Wniosek o współorganizację powinien być złożony, w formie formularza będącego załącznik do niniejszego dokumentu, przez wyżej określone podmioty, na 14 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia. W szczególnych sytuacjach może być uwzględniony wniosek złożony w krótszym terminie.

2. Wnioskodawcy składają, oprócz wniosku: oświadczenie, że przedsięwzięcie nie jest finansowane z innych źródeł z budżetu województwa mazowieckiego, oświadczenie, że Wnioskodawca posiada zabezpieczoną część środków na realizację przedsięwzięcia lub środki partnera, z którym będzie realizował przedsięwzięcie. Integralną częścią wniosku o współorganizację przedsięwzięcia jest jego kosztorys.

3. Przedsięwzięcie społeczno-kulturalne może być realizowane we współorganizacji z Samorządem Województwa Mazowieckiego w przypadku spełniania warunku wspierania rozwoju kultury i dziedzictwa kulturowego.

4. W przypadku niespełnienia określonych warunków współpracy, w szczególności niezłożenia w określonym terminie dokumentów, województwo jest uprawnione do odstąpienia od współorganizacji przedsięwzięcia społeczno-kulturalnego.

5. Decyzję o podjęciu współorganizacji podejmuje każdorazowo Zarząd Województwa Mazowieckiego w oparciu o informację przedstawioną przez Departament Kultury, Promocji i Turystyki UMWM.

6. Kwota środków, którą Województwo Mazowieckie przeznaczy na współorganizację danego przedsięwzięcia nie może przekroczyć 50% jego kosztów całkowitych. Wnioskodawca może złożyć 2 wnioski o współorganizację. Zakres współorganizacji może obejmować pokrycie kosztów m.in. występów, koncertów, spektakli, spotkań z artystami, twórcami, pisarzami, audycji radiowych i telewizyjnych, filmów, pikników, plenerów malarskich, wydawnictw, gier miejskich, a także zapewnienia obsługi technicznej: wynajmu sceny, oświetlenia, nagłośnienia. Zakres współorganizacji nie będzie obejmował pokrycia kosztów m.in. ZAiKS, cateringu, zakupu nagród, budowy pomników oraz zakupów inwestycyjnych.

7. W przypadku podjęcia przez Zarząd Województwa Mazowieckiego decyzji o współorganizacji przedsięwzięcia, z wnioskodawcą zawarte zostanie porozumienie określające zasady współpracy, a z podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą, instytucjami kultury lub indywidualnie z artystami w zakresie zapewniającym należyte wykonanie usługi, zawierana będzie odrębna umowa w zakresie merytorycznego wykonania zadania.

8. W ramach porozumienia wnioskodawcy zostaną zobowiązani do:

   1. umieszczania roll-up-ów z herbem województwa mazowieckiego i logo Mazowsza w widocznych miejscach podczas realizacji przedsięwzięć. Roll-upy będą udostępniane z zasobów Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki UMWM w miarę możliwości magazynowych,

   2. informowania o współorganizacji przedsięwzięć wraz z Samorządem Województwa Mazowieckiego poprzez ustną informację (konferansjerzy) kierowaną do odbiorców przedsięwzięć oraz w relacjach medialnych, jeśli takie ukażą się,

   3. przesłania do akceptacji Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki UMWM projektów graficznych nośników reklamowych i materiałów promocyjnych, na których zamieszczone będzie logo i/lub herb województwa,

   4. przekazania uzgodnionej liczby zaproszeń przedstawicielom Samorządu Województwa Mazowieckiego na poszczególne przedsięwzięcia,

   5. umożliwienia wystąpień przedstawicielom Samorządu Województwa Mazowieckiego biorącym udział we współorganizowanych przedsięwzięciach,

   6. przedstawienia sprawozdań merytorycznych z realizacji przedsięwzięć.

9. Dodatkowe zobowiązania współorganizatorów, zależne od indywidualnych projektów, dotyczące m.in. wydawnictw, filmów czy rekonstrukcji będą uwzględniane w konkretnych porozumieniach.

Dokumenty można składać:

• osobiście do sekretariatu Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Brechta 3,
• za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, Departament Kultury, Promocji i Turystyki, ul. Brechta 3, 03-472 Warszawa,
• drogą mailową na adres:

Dodatkowych informacji udziela p. Sławomir Ignaczak – p.o. Kierownika Wydziału Kultury, tel. (22) 59 79 525, e-mail:  .