Sprawozdanie z wykonania kontroli zewnętrznych i wewnętrznych w 2004 r. przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego

W dniu 9 marca 2004r. zatwierdzony został przez Zarząd Województwa Mazowieckiego plan kontroli zewnętrznych na 2004 r.

Według tego planu do wykonania było ogółem 229 kontroli w tym:

• 60 kontroli kompleksowych
• 146 kontroli problemowych
• 23 kontrole sprawdzające.

W 2004 roku komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego przeprowadziły ogółem 228 kontroli w tym:

• 52 kontrole kompleksowe - wynikające z planu kontroli
• 22 kontrole sprawdzające
• 2 kontrole doraźne
• 152 kontrole problemowe (w tym 41 kontroli problemowych w zakresie realizacji staży podyplomowych).

Ponadto 93 zadania realizowane w ramach Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Mazowieckiego na 2004r. zostały poddane działaniom o charakterze monitorująco- kontrolnym.


Kontrole realizowane przez pracowników Delegatur Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego

W 2004r. do wykonania przez pracowników Delegatur były zapisane w planie ogółem 72 kontrole, w tym:

• 67 kontroli problemowych
• 5 kontroli sprawdzających.

Pracownicy delegatur według planu powinni uczestniczyć w 25 kontrolach wspólnie z:

• Biurem Rewizji Finansowej – Departamentu Skarbu i Finansów /16 kontroli zaplanowanych – uczestniczyli w 11 /
• Biurem ds. Bezpieczeństwa – Departamentu Organizacji i Nadzoru /8 kontroli zaplanowanych; 5 kontroli wykonanych bez udziału Biura/
• Departamentem Zdrowia i Polityki Społecznej – /1 kontrola zaplanowana – wykonana bez udziału Departamentu.

Pracownicy Delegatur Urzędu Marszałkowskiego przeprowadzili ogółem 68 kontroli. Ponadto uczestniczyli w pracach 11 zespołów kontrolnych. Przeprowadzili również działania o charakterze monitorująco – kontrolnym, dotyczące zadań realizowanych w ramach Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Mazowieckiego na 2004r. / 93 zadania/.

Zgodnie z planem delegatury wykonały 59 kontroli oraz 6 kontroli zaplanowanych jako wspólne z innymi komórkami Urzędu. Trzy kontrole zostały wykonane poza planem kontroli.

Pracownicy Delegatur nie wykonali planowanych 13 kontroli oraz nie uczestniczyli w 8 kontrolach zaplanowanych jako wspólne z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu.


Delegatura UM w Płocku

• Pracownicy Delegatury przeprowadzili 11 kontroli oraz 1 kontrolę bez udziału Biura ds. Bezpieczeństwa.
• Uczestniczyli w 3 kontrolach wspólnie z Biurem Rewizji Finansowej.
• Wykonali 21 działań o charakterze monitorująco-kontrolnym.

Pracownicy Delegatury nie przeprowadzili następujących zaplanowanych kontroli:

• sprawdzającej przebieg realizacji inwestycji - modernizacji siedziby Muzeum Mazowieckiego, ul. Tumska 2 w Płocku, /poz. 157 planu kontroli/
• problemowej w zakresie realizacji zadań obronnych w Muzeum Mazowieckim w Płocku /poz. 229 planu kontroli/.

Delegatura UM w Ostrołęce

• Pracownicy Delegatury przeprowadzili 9 kontroli oraz oraz 1 kontrolę bez udziału Biura ds. Bezpieczeństwa i 1 kontrolę bez udziału Departamentu Zdrowia i Polityki Społecznej
• Uczestniczyli w 2 kontrolach wspólnie z Biurem Rewizji Finansowej
• Wykonali 1 kontrolę problemową poza planem
• Wykonali 24 działania o charakterze monitorująco-kontrolnym.

Pracownicy Delegatury nie przeprowadzili zaplanowanych następujących kontroli:

• problemowej w zakresie oceny prawidłowości zatrudniania stażystów, wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację staży podyplomowych w Samodzielnym Publicznym Zespole Zakładów Opieki Zdrowotnej, ul. Komisji Edukacji Narodowej 1 w Wyszkowie /poz. 104 planu kontroli/
• problemowej w zakresie oceny prawidłowości zatrudniania stażystów, wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację staży podyplomowych w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej ul. Daszyńskiego 2, 06-100 Pułtusk /poz. 105 planu kontroli/
• problemowej w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących organizacji szkoły w Centrum Kształcenia Ustawicznego, ul. Matejki 14 w Wyszkowie /poz.164 planu kontroli/.

Delegatura UM w Ciechanowie

Pracownicy Delegatury przeprowadzili 8 kontroli, uczestniczyli w 3 kontrolach wspólnie z Biurem Rewizji Finansowej i wykonali 2 kontrole problemowe poza planem.
Wykonali również 20 działań o charakterze monitorująco-kontrolnym
Pracownicy Delegatury nie przeprowadzili następujących zaplanowanych kontroli:

• problemowej - prawidłowości zatrudniania stażystów, wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację staży /poz. 99 planu kontroli/. Kontrola nie została przeprowadzona, ponieważ w 2003r. w SPZOZ w Mławie nie została zakończona żadna umowa o realizację staży podyplomowych
• problemowej w zakresie realizacji zadań obronnych w Specjalistycznym Szpitalu Wojewódzkim w Ciechanowie ul. Powstańców Wlkp 2 /kontrola nie odbyła się ponieważ pracownik nie posiadał poświadczenia bezpieczeństwa /poz. 215 planu kontroli/.

Delegatura UM w Siedlcach

• Pracownicy Delegatury przeprowadzili 22 kontrole oraz wykonali 28 działań o charakterze monitorująco-kontrolnym.

Delegatura UM w Radomiu

• Pracownicy Delegatury przeprowadzili 11 kontroli oraz 1 kontrolę bez udziału Biura ds. Bezpieczeństwa
• Uczestniczyli w 3 kontrolach wspólnie z Biurem Rewizji Finansowej.

Pracownicy Delegatury nie przeprowadzili zaplanowanych następujących kontroli:

1. 5 problemowych /poz. 115-119 planu kontroli/ w zakresie oceny prawidłowości zatrudniania stażystów, wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizacje staży podyplomowych w następujących SPZOZ:
   • Samodzielnym Publicznym Zespole Zakładów Opieki Zdrowotnej Al. Gen. W. Sikorskiego 10, 26-600 Kozienice,
     
   • Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej, ul. Ks. P. Skargi 10, 05-600 Grójec,
     
   • Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej, ul. J. Śniadeckiego 2, 27-300 Lipsko,
     
   • Samodzielnym Publicznym Zespole Zakładów Opieki Zdrowotnej – Szpitalu Rejonowym, ul. Dr Anki 4, 27-100 Iłża,
     
   • Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej, ul. Wysockiego 10, 05-660 Warka.
2. 1 kontroli kompleksowej w zakresie działalności statutowej, wykorzystania dotacji podmiotowej i celowych oraz kadr w Muzeum Jacka Malczewskiego ul. Rynek 11 w Radomiu /poz.152 planu kontroli/.
   
3. 1 kontroli w Muzeum Wsi Radomskiej w Radomiu ul. Szydłowiecka 30 w zakresie realizacji zadań obronnych /poz. 228 planu kontroli/.

Protokóły z kontroli przeprowadzonych przez pracowników Delegatur Urzędu były przekazywane do oceny merytorycznej przez poszczególne departamenty celem zgłoszenia ewentualnych propozycji zaleceń pokontrolnych.

Do 14 protokółów kontroli departamenty zgłosiły swoje uwagi i zastrzeżenia. / poz. 1, 7, 8, 14, 15, 19, 21, 22, 36, 46, 51, 53, 55, 60, 61 tabeli załączonej do sprawozdania/ W przypadku kontroli wymienionych w poz. 1, 14, 15, 53. według oceny departamentu merytorycznego kontrola została przeprowadzona, ale nie został zrealizowany temat kontroli.
Kontrolę zapisaną w tabeli załączonej do sprawozdania pod poz. nr 1 ponownie przeprowadziło Biuro Kontroli.

W wyniku 68 kontroli przeprowadzonych przez pracowników Delegatur, po uwzględnieniu uwag i propozycji departamentów merytorycznych, zostało skierowanych do jednostek skontrolowanych 11 wystąpień pokontrolnych. W pozostałych przypadkach ustalenia kontroli nie pozwalały (ze względu na zawartość merytoryczną protokółów) na sformułowanie zaleceń pokontrolnych.


Kontrole realizowane przez pracowników Biura Rewizji Finansowej – Departamentu Skarbu i Finansów

Pracownicy Biura Rewizji Finansowej – Departamentu Skarbu i Finansów przeprowadzili w 2004r. ogółem 36 kontroli:

• 21 kontroli problemowych, 13 kompleksowych, 2 doraźne
  w tym:
  
• 11 kontroli z udziałem pracowników delegatur
  
• 2 kontrole z udziałem pracowników Biura Kontroli.

W wyniku kontroli przeprowadzonych przez pracowników Biura Rewizji Finansowej zostały skierowane 22 wystąpienia pokontrolne, 8 zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, 2 zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa (1 w przygotowaniu).


Kontrole realizowane przez pracowników Biura Kontroli – Kancelarii Marszałka

Do realizacji przez Biuro Kontroli zapisanych w planie było 106 kontroli w 66 jednostkach.

Pracownicy Biura Kontroli – Kancelarii Marszałka przeprowadzili ogółem 103 kontrole w 66 jednostkach, w tym:

• 40 kompleksowych
• 44 problemowych
• 19 sprawdzających
  w tym:
  
• koordynując pracę 3 zespołów kontrolnych

W wyniku kontroli przeprowadzonych przez pracowników Biura Kontroli zostało skierowanch 57 wystąpień pokontrolnych (3 w trakcie opracowywania) oraz 3 zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Z 4 przeprowadzonych kontroli opracowano informacje.

Najczęściej występującymi nieprawidłowościami stwierdzonymi w toku kontroli są:

• naruszenie zasad, trybu oraz formy udzielania zamówień publicznych
• nieprzestrzeganie zasad rachunkowości / w zakresie klasyfikowania, opisywania i księgowania dowodów księgowych, sporządzania sprawozdań, prowadzenia ewidencji środków trwałych/
• nieaktualne uregulowania wewnętrzne
• niestosowanie się do unormowań dotyczących najmu i dzierżawy ( Uchwał Sejmiku i Zarządu Województwa Mazowieckiego)
• niezgodność regulacji wewnętrznych ze standardami kontroli finansowej zgodnie z art. 35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.)
• nieterminowe przekazywanie przez jednostki realizujące staże podyplomowe rozliczeń finansowych oraz kwot niewykorzystanych środków na realizację staży.

Kontrole realizowane przez pracowników Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki

Pracownicy Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki przeprowadzili 20 kontroli w jednostkach realizujących zadania wynikające z zawartych porozumień na wykorzystanie dotacji celowych / w tym jedną wpisaną w planie do realizacji przez Biuro Kontroli/. Przyznane dotacje były wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.


Kontrole realizowane przez pracowników Biura Geodety Województwa Mazowieckiego

Pracownicy Biura Geodety Województwa Mazowieckiego przeprowadzili wszystkie zaplanowane kontrole, tj. w dwóch wybranych podmiotach rozpowszechniających materiały geodezyjno – kartograficzne, w których nie stwierdzono nieprawidłowości oraz kontrolę w Wojewódzkim Biurze Geodezji i Terenów Rolnych w Ciechanowie. W WBGiTR w Ciechanowie stwierdzono szereg nieprawidłowości.


Kontrole Biura ds. Bezpieczeństwa –Departamentu Organizacji i Nadzoru

Biuro ds. Bezpieczeństwa –Departamentu Organizacji i Nadzoru zgłosiło do planu kontroli 15 jednostek do skontrolowania w zakresie realizacji zadań obronnych. Wspólnie z Biurem kontrole w 8 jednostkach mieli przeprowadzić pracownicy Delegatur, Biuro ds. Bezpieczeństwa miało przeprowadzić 7 kontroli. Bez udziału Biura pracownicy Delegatur wykonali 5 kontroli. Nie przeprowadzono 10 kontroli.


Kontrole Departamentu Zdrowia i Polityki Społecznej

Departament Zdrowia i Polityki Społecznej zgłosił do planu kontroli 2 kontrole problemowe w zakresie realizacji programu „Szkoły Promocji Zdrowia” /prawidłowości wykorzystania przyznanej dotacji/ do wykonania przez Departament oraz 1 wspólną z Delegaturą. Departament Zdrowia i Polityki Społecznej nie wykonał 2 kontroli w ww. zakresie. Zaplanowaną jako wspólną z Departamentem Zdrowia i Polityki Społecznej, pracownicy Delegatury przeprowadzili samodzielnie.


Stosowanie ISO 9001:2000

Zgodnie z wprowadzonym sposobem postępowania z dokumentacją według systemu zarządzania jakością, zawartym w Księdze Jakości i Księdze Zarządzania Procesami - ISO 9001:2000, celem realizowanym przez Biuro Kontroli w procesie nadzór nad niezgodnościami, podprocesie: planowanie, przeprowadzanie kontroli i sprawozdawczość, była pełna realizacja programów kontroli przez kontrolujących. Wskaźnik określający realizację celu został określony następująco: co najmniej 80 % kontroli przeprowadzonych w ciągu roku uzyska ocenę maksymalną za stopień realizacji programu kontroli – określoną na podstawie arkusza oceny kontroli.

W wyniku przeprowadzenia oceny 32 kontroli wykonanych przez Biuro Kontroli osiągnięto wskaźnik w wysokości 90,84%


Kontrola przestrzegania procedur kontroli finansowej , o której mowa w art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.)

Kontrole, o których mowa w art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) były zrealizowane przez Biuro Kontroli i Biuro Rewizji Finansowej w 84 jednostkach .


Kontrola w zakresie prawidłowości zatrudniania stażystów i wykorzystania przyznanych środków finansowych przeznaczonych na realizację staży podyplomowych lekarzy, lekarzy stomatologów oraz pielęgniarek i położnych.

Plan kontroli na 2004r. obejmował 49 kontroli (41 wykonane, nie wykonane 8 kontroli przez Delegatury) w zakresie prawidłowości zatrudniania stażystów i wykorzystania przyznanych środków finansowych przeznaczonych na realizację staży podyplomowych lekarzy, lekarzy stomatologów oraz pielęgniarek i położnych. Kontrole te realizowane były zarówno przez Biuro Kontroli, jak i Delegatury Urzędu.

W wyniku przeprowadzonych kontroli zostały sformułowane uwagi i wnioski dotyczące sposobu redagowania treści umów, wynikające z większości przeprowadzonych kontroli i przedstawione pismem z dnia 20.12.2004r. znak: KM.V.0725-44/04 Dyrektorowi Urzędu z prośbą o rozważenie ich uwzględnienia w nowo zawieranych umowach dotyczących staży jak i sposobie sprawowania nadzoru oraz kontroli realizacji tych umów.

Skontrolowane umowy dotyczące przekazywania środków finansowych na realizację staży podyplomowych nie zawierały:

• wzorów kwartalnych, rocznych i kompleksowych rozliczeń w układzie załączonych kalkulacji, tzn. z uwzględnieniem rodzajowych kosztów a nie tylko globalnych kwot otrzymanych i wydatkowanych
  
• prawnej podstawy kontroli
  
• łącznych środków na realizację staży
  
• postanowień dotyczących informowania Departamentu Zdrowia i Polityki Społecznej o wszelkich zmianach danych teleadresowych, koniecznych dla ustalenia lokalizacji siedziby podmiotu, który prowadzi staże podyplomowe.
  
• danych osobowych stażystów oraz informacji o skierowaniu przez Okręgową Izbę Lekarską poszczególnych lekarzy co utrudnia identyfikację osób, którym Marszałek Województwa Mazowieckiego pokrywa koszt stażu.

W piśmie stwierdzono, kontrole dotychczas realizowane przez Biuro Kontroli oraz Delegatury Urzędu nie mogą zastępować kontroli wstępnej, która powinna być sprawowana przez departament merytoryczny tzn. Departament Zdrowia i Polityki Społecznej, zgodnie z Uchwałą Nr 388/XXXIX/99 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 25 sierpnia 1999 roku w sprawie sposobu wykorzystania oraz trybu i formy kontroli przyznanych dotacji celowych (tekst jednolity ogłoszony w Obwieszczeniu Marszałka Województwa Mazowieckiego z dnia 6 maja 2003r.). Akceptacja przez Departament Zdrowia i Polityki Społecznej sprawozdań z realizacji staży podyplomowych, bez dokonania kontroli wstępnej zgodnie z zasadami określonymi w ww. uchwale, może być podważona w wyniku ustaleń kontroli prowadzonych przez kontrolujących.


Kontrola wewnętrzna

Z upoważnienia Marszałka Województwa Mazowieckiego w 2004r. w Urzędzie Marszałkowskim zostało przeprowadzonych 8 kontroli wewnętrznych:

1. Kontrola w zakresie realizacji zadań wynikających z przepisów prawa oraz uchwał Zarządu Województwa Mazowieckiego w roku 2003 i I kwartale roku 2004, w okresie 23.02-12.03.2004r.
   
2. Kontrola w zakresie postępowania wyjaśniającego na nieterminowe załatwienie sprawy roszczeniowej dotyczącej zwrotu nieruchomości, w okresie 9-16.07.2004r.
   
3. Kontrola w zakresie zamówień publicznych realizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w I półroczu 2004r., w okresie 12-30.07.2004r.
   
4. Kontrola w zakresie prawidłowości postępowania przy tworzeniu i zakupie katalogu „Hotele Mazowsza 2004/2005” w okresie 15-22.10.2004r.
   
5. Kontrola w zakresie sposobu i terminowości przyjmowania, rozpoznawania i załatwiania spraw oraz skarg i wniosków w roku 2003 i I połowie roku 2004r. w okresie od 15.09.2004 do 15.10.2004r.
   
6. Kontrola w zakresie poprawności prowadzenia spraw związanych z dyscypliną pracy oraz stosowania instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa w roku 2004. w okresie 6-17.12.2004r.
   
7. Kontrola w zakresie realizacji programu szkoleń z zakresu edukacji ekologicznej, w 2004 roku, w szczególności realizowanych we współpracy z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie w okresie 21-31.12.2004 r.
   
8. Kontrola w zakresie prawidłowości realizacji zaleceń pokontrolnych w roku 2004, będących wynikiem kontroli przeprowadzonych przez jednostki zewnętrzne w okresie 6-24.12.2004 r.

Sprawozdania i informacje z powyższych kontroli zostały przekazane Panu Waldemarowi Kulińskiemu Dyrektorowi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. Integralną część sprawozdania stanowi szczegółowy wykaz kontroli z określeniem: nazwy jednostki kontrolowanej, zakresem tematycznym oraz ustaleniami kontroli.